Benutzerrollen & Berechtigungen

Um Benutzerrollen anlegen oder bearbeiten zu können muss man in einer Benutzergruppe Mitglied sein, der das Recht "Benutzer ändern" zugeordnet ist.

Die Benutzerrollen können unter Verwaltung → Mandanten→ Benutzer → Benutzerrollen bearbeitet werden.

Benutzerrollen vergleichen

Über der Liste der Benutzerrollen finden Sie den Button "Rechtevergleich". Damit können Sie in einer großen Tabelle vergleichen, welche Benutzerrolle, welche Rechte hat.

Berechtigungen

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Beschreibung

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Name der Benutzerrolle

2

Optional - Beschreibung der Benutzerrolle. Tragen Sie hier eine sinnvolle Beschreibung ein, damit bei der Zuordnung von Benutzern zu Rollen schnell sichtbar ist, welche Funktion die Gruppe hat.

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Berechtigungen für Benutzer

gelten immer nur für die zugewiesenen Kostenstellen (so weisen Sie Benutzern Kostenstellen zu)
und nur wenn der Benutzer an der zugewiesenen Kostenstelle eine Rolle hat, bei der das Recht gesetzt ist.

Berechtigung	Beschreibung
Struktur ändern	Benutzer ist berechtigt, neue Kostenstellen anzulegen, sowie alle grundlegenden Einstellungen vorzunehmen.
Budgets ändern	Erlaubt die Anlage von neuen Budgets, sowie die Anpassung bestehender Budgets
Budgets in die nächste Periode übernehmen	Restbudgets von abgelaufenen Perioden (z.B. vom letzten Monat) können mit einem Klick (1) in die aktuelle Periode (in den aktuellen Monat) übernommen werden. Bei der Übernahme werden die grundsätzlichen Budgeteinstellungen nicht verändert, es wird nur der Budgetsaldo (von - 2) und der noch verfügbare Betrag (verfügbar - 2) der vorherigen Periode reduziert bzw. von der aktuellen (3) erhöht. Die Budgetübernahme kann auch im Bestellprozess stattfinden (Budget Button anklicken). Dazu müssen Besteller dieses Recht haben.
Lieferadresse ändern	Lieferadressen neu anlegen und bearbeiten. Dies kann während des Bestellprozesses passieren oder in der Verwaltung → Mandanten Organisation → Kostenstelle wählen und dann rechts Einstellungen → Adressen
Rechnungsadresse zuweisen	Rechnungsadressen können Kostenstellen in der Verwaltung unter "Adressen" zugewiesen werden. Die Bearbeitung von Rechnungsadressen kann nur von Administratoren vorgenommen werden.
Benachrichtigungen abonnieren	Benutzer mit diesem Recht dürfen E-Mail Benachrichtigungen erhalten und ihre Einstellungen dazu verändern. Verwaltung -> Organisation -> Kostenstelle wählen und dann rechts Einstellungen -> Nachrichten.
Benachrichtungen ändern	Benachrichtigungen können auch für andere Benutzer verwaltet werden.
Bestellprozess
Bestellungen erstellen	Mit dieser Berechtigung darf bestellt werden.
Nur Bestellvorlagen für Bestellungen verwendbar	Wenn aktiv, dann muss der Besteller eine Bestellvorlage im Bestellprozess auswählen. Die Standard-Produktsuche ist nicht verfügbar. Es dürfen Positionen gelöscht, aber keine anderen Artikel hinzugefügt werden. Wenn dieses Recht gesetzt wurde kann ein Benutzer nur bestellen, wenn Bestellvorlagen für die Kostenstelle vorhanden sind. Ansonsten ist eine Bestellung nicht möglich.
Bestellvorlagen ändern	Neue Bestellvorlagen anlegen und vorhandene Bestellvorlagen bearbeiten
Bestellungen freigeben	Bestellungen, die sich im Zustand "zur Freigabe anstehend" befinden können freigegeben oder abgelehnt werden.
Bestellungen freigeben und ändern	Bestellungen, die sich im Zustand "zur Freigabe anstehend" befinden können vor der Freigabe bearbeitet werden (Positionen löschen oder hinzufügen).
Untergeordnete Budgets überschreiten	Benutzer können entweder direkt einer Kostenstelle zugewiesen werden oder auch einem ganzen "Zweig" der Organisationsstruktur, d.h. also einer Kostenstelle, die noch Unterkostenstellen besitzt. Wenn ein Benutzer die "untergeordneten Budgets" überschreiten darf, dann sind genau diese Kostenstellen gemeint, die "unterhalb" der Kostenstelle angelegt sind, der der Benutzer zugeordnet ist. So weisen Sie Benutzern Kostenstellen zu.
Eigenes Budget überschreiten	Das "eigene Budget" entspricht dem Budget der Kostenstelle, der der Benutzer direkt zugewiesen ist. Siehe Beispiel oben.
Budgetneutrale Bestellung erstellen	Wenn gesetzt, dann kann der Besteller im Bestellprozess das Budget-Fenster öffnen und dort die gesamte Bestellung als "budgetneutral" kennzeichnen. In diesem Fall wird die gesamte Bestellung nicht auf das Budget gebucht. Dieses Recht kann mit dem Freigabeprozess kombiniert werden. Dazu muss unter "Freigabe erforderlich bei" der Haken bei "budgetneutrale Bestellung" gesetzt werden. In diesem Fall laufen alle budgetneutralen Bestellungen in den Freigabeprozess. Dieses Recht hat keinen Einfluss auf die so genannten budgetneutralen Sortimente! Produkte aus den budgetneutralen Sortimenten können immer bestellt werden - unabhängig von diesem Recht.
Freiposition erstellen	Im Warenkorb können unter "Aktionen" Freipositionen angelegt werden. Freipositionen sind freie Texteingaben mit Menge und Preis. I.d.R. werden Freipositionen verwendet, wenn ein Besteller ein bestimmtes Produkt nicht finden kann.
Lieferdatum setzen	Benutzer darf Lieferdatumtyp und Lieferdatum im Bestellprozess eingeben.
Freigabeprozess
Freigabe nie erforderlich	Unabhängig von allen anderen Einstellungen laufen Bestellungen nie in den Freigabeprozess.
Freigabe immer erfoderlich	Alle Bestellungen laufen in den Freigabeprozess und müssen freigegeben werden.
Freigabe erforderlich bei..	Budgetüberschreitung Bestellung muss freigegeben werden, wenn mit der Bestellung das Budget der aktuellen Periode überschritten wird (oder der nächsten Periode, wenn der Benutzer diese im Bestellprozess ausgewählt hat). Damit eine Bestellung in die Freigabe bei Budgetüberschreitung reinläuft muss mindestens eines der Rechte "eigenes Budget überschreiten" oder "untergeordnete Budgets überschreiten" gesetzt sein. Budgetneutrale Bestellung Bestellung muss freigegeben werden, wenn der Benutzer die Bestellung als "budgetneutral" gekennzeichnet hat. Damit eine budgetneutrale Bestellung erstellt werden kann muss der Benutzer das Recht "budgetneutrale Bestellung erstellen" gesetzt haben. Wenn Produkte aus budgetneutralen Sortimenten bestellt werden und die Bestellung nicht budgetneutral ist, dann läuft die Bestellung nicht in den Freigabeprozess. Freigabepflichtige Kostenstelle Wenn diese Option gewählt ist und die Kostenstelle als freigabepflichtig gekennzeichnet ist, dann läuft die Bestellung in den Freigabeprozess. Kostenstellen können in der Organisationsstruktur auf dem Reiter "Berechtigungen" als freigabepflichtig gekennzeichnet werden. Freigabepflichtiges Produkt Wenn ein freigabepflichtiges Produkt oder ein Produkt aus einem freigabepflichtigen Sortiment bestellt wird, dann läuft die Bestellung in den Freigabeprozess. Ein Produkt kann unter Verwaltung -> Artikelstammdaten -> Artikel bearbeiten als freigabepflichtig markiert werden. Ein Sortiment kann unter Verwaltung -> Sortimente -> Eigenschaften vom Sortiment als freigabepflichtig markiert werden.