Ablauf

Im orderManager wird der Kundenauftrag als "Bestellung" bezeichnet.
Überblick über den Ablauf
Der Kundenauftrag wird im orderManager durch einen Kunden manuell angelegt oder über eine Kundenschnittstelle importiert. Nach der Anlage im orderManager (Aktion "Abschicken") wird der Kundenauftrag an SAP übermittelt und steht dort zum Import bereit. Im orderManager hat der Kundenauftrag jetzt den Status "abgeschickt". Nach dem SAP Import wird automatisch eine Empfangsbestätigung an den orderManager zurückgeschickt, diese verändert den Status auf "in Bearbeitung".
Kundenauftrag in SAP
Import
 
Kundenaufträge müssen in SAP manuell importiert werden - es gibt keine automatische Importfunktion! Um Kundenaufträge zu importieren, wählen Sie im Menü "orderManager" den Punkt "Import". Es werden alle Kundenaufträge importiert, die zu diesem Zeitpunkt aufgelaufen sind.
Importierte Kundenaufträge öffnen
Importierte Kundenaufträge erkennen Sie in SAP daran, dass im Feld DocNum ordMan die orderManager ID erscheint (das ist die eindeutige Nummer vom orderManager für diese Bestellung). Über die Suchmaske der Kundenaufträge (Verkauf) können Sie gezielt nach einem Auftrag oder nach allen Aufträgen aus dem orderManager suchen, in dem Sie in das Feld DocNum ordMan die orderManager Id oder ein "*" eingeben.
Wenn Sie in den Addon Parametern außerdem eingestellt haben, dass importierte Kundenaufträge zunächst den Status "nicht genehmigt" haben, dann können Sie auch nach diesem Status filtern um die Kundenaufträge zu finden.
 
Importierte Kundenaufträge bearbeiten

1. Sie können importierte Kundenaufträge mit allen zur Verfügung stehenden Funktionen in SAP bearbeiten wie jeden anderen Kundenauftrag auch. Es gibt hier keine Einschränkungen.
2. Wenn beim Import Produkte im SAP nicht gefunden werden konnten, dann werden diese Positionen im Auftrag als "Freitext" Positionen angelegt. Diese müssen sie durch echte Artikel ersetzen.
3. Falls nicht gesetzt, setzen Sie den Haken "genehmigt" wenn der Auftrag weiterverarbeitet werden soll. Aktualisieren Sie den Auftrag.
4. Wenn Sie Änderungen am Auftrag durchgeführt haben sollten Sie außerdem eine Auftragsbestätigung elektronisch zurücksenden, damit der Kunde im orderManager die Änderungen sehen kann bzw. vom orderManager per E-Mail darüber informiert werden kann. Wie sie eine Auftragsbestätigung versenden lesen sie hier.

 
Datenübernahme aus dem orderManager
Wenn ein Auftrag importiert wird, dann werden verschiedene Informationen aus dem orderManager Auftrag in den SAP Kundenauftrag geschrieben. Dabei muss unterschieden werden zwischen SAP Standardfelder auf Kopf- und auf Positionsebene und den Werten, die in die benutzerdefinierten Felder geschrieben werden.
 
Das Kapitel "Datenübernahme" erläutert alle Felder im Detail.
 
Kundenauftrag im orderManager
 
Status "Abgeschickt"
Wenn ein Kundenauftrag im orderManager den Status "Abgeschickt" hat, dann bedeutet dass, das noch keine Bestätigung vom SAP an den orderManager für diesen Auftrag geschickt wurde. Sobald Kundenaufträge ins SAP importiert werden, verschickt SAP automatisch eine Empfangsbestätigung zurück an den orderManager und überträgt die Original SAP-Auftragsnummer.
 
Status "in Bearbeitung"
Aufträge "in Bearbeitung" wurden in SAP erfolgreich importiert. Der Status "in Bearbeitung" sagt aber noch nichts darüber aus, ob der Auftrag in SAP bereits genehmigt oder Positionen verändert wurden.
 
Status "Auftrag bestätigt"
Wenn die Auftragsbestätigung aus SAP an den orderManager gesendet wurde, so verändert sich hier der Status.
 
Status "in Ausführung"
Sobald der erste Lieferschein aus SAP an den orderManager übertragen wurde, wird der Status des Auftrags auf "in Ausführung" gesetzt.
 
Status "abgeschlossen"
Wenn die letzte Rechnung zum Auftrag in SAP geschrieben wurde (die letzte Rechnung eines Kundenauftrags ist die Rechnung, die den Auftrag abschließt), dann wird die Rechnung in den orderManager importiert und der Auftrag wird abgeschlossen.