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Neuen Kunden anlegen

Kunden – Übersicht


Die Kundenübersicht erreichen Sie über den Menüpunkt Verwaltung | Kunden

#Beschreibung
1Klicken Sie diesen Button, um Kunden im ordermanager zu hinterlegen
2Die Kundennummer des Kunden wird in der Übersicht angezeigt
3Durch klicken auf die Spaltenübersicht, sortieren Sie die ausgewählte Zeile auf- oder absteigend
4Der in den Stammdaten zugewiesene Händler wird hier angezeigt
5

Bei vielen Kunden werden u. U. nicht alle auf einer Seite angezeigt, Sie müssen "blättern" um weitere Einheiten zu sehen. Um eine Seite vor oder zurück zu blättern, klicken Sie auf die innen liegenden Pfeile.
Um an das Ende oder den Anfang der Liste zu springen, benutzen Sie bitte die Pfeile mit dem Strich.

 Kunden anlegen

#Beschreibung
1Finden Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für den Kunden. Diese Bezeichnung taucht an verschiedenen Stellen im ordermanager wieder auf.
2Vergeben Sie die offizielle Kundennummer, die Ihr Kunde bei Ihnen hat und die in Ihrer Warenwirtschaft hinterlegt ist. Bei einer fehlerhaften Kundennummer kann kein Datenaustausch stattfinden.
3Tragen Sie hier die Firmenbezeichnung ein.
4Markieren Sie um welchen Adresstyp (Anschrift / Postfach) es sich handeln soll und füllen Sie die entsprechenden Felder aus.
5Einstellungen, die Sie hier vornehmen, haben Einfluss darauf, mit welchen Standardeinstellungen neue Knoten in der Hierarchie angelegt warden. Diese Einstellungen können jederzeit unter Einstellungen | Händler geändert werden.
6Speichern Sie die Einstellungen, so wird der Kunde angelegt.

Kunden - Menü

#Beschreibung
1Klicken Sie auf einen der Menüpunkte und die entsprechende Maske öffnet sich.
2Nach dem Anlegen müssen Sie zuerst die Kostenstellen-Typen definieren.
3Der Administrator bzw. der Händler-Administrator kann Kunden mit allen dazugehörigen Benutzern, Bestellungen und Einstellungen aus dem ordermanager entfernen. Als Händler ohne Admin-Rechte steht diese Option nicht zur Verfügung.
4Für die Struktur kann festgelegt werden, welche Bereiche der Kunde sehen darf.
5Hier kann definiert werden, ob ein Administrator die Identität der Benutzer annehmen darf. Weiterhin kann für die Passwort-Vergabe festgelegt werden, ob einfache oder komplexe Passwörter verwendet werden sollen.


Kostenstellen-Typen

Unter diesem Menüpunkt verbirgt sich eine der grundlegendsten Funktionen, um die Kostenstellen eines Kunden festzulegen.
Hier definieren Sie Anzahl und Benennung der Ebenen, die in der Kostenstelle eines Kunden existieren sollen.
Tipps und Hinweise:

  • Vergeben Sie präzise, kurze Bezeichnungen für die Ebenen
  • Vergeben Sie die Bezeichnungen in der Einzahl (also Abteilung statt Abteilungen; dies hat Auswirkungen auf die Ansicht in Listen)

#Beschreibung
1Um eine Ebene anzulegen, tragen Sie eine Bezeichnung ein, ändern ggf. Farbe und Icon und klicken auf "Speichern". Neue Ebenen werden immer an unterster Stelle in der Hierarchie angefügt. Die Ebenen können durch das grau hinterlegte Kreuz verschoben werden.
2Hier sind alle bestehenden Ebenen aufgelistet. Möchten Sie eine Bezeichnung ändern, so korrigieren Sie diese entsprechend über das blaue Symbol und speichern dies anschließend. Möchten Sie eine Ebenen löschen, so nutzen Sie den roten Button, neben der betreffenden Ebene. Ebenen können nur gelöscht werden, wenn noch keine Einheit in der Kostenstelle definiert wurde!



Kostenstelle – Knoten anlegen

Legen Sie jetzt alle Knoten an. Für ein strukturiertes Vorgehen sollten erst alle Knoten angelegt und mit den Informationen unter dem Punkt "Allgemeines" gefüllt sein, bevor Sie Benutzer, Budgets, Adressen und Nachrichten anlegen.

#Beschreibung
1Dieser Link führt zurück zur Kundenübersicht
2Über die Suche kann nach Knoten bzw. Unterknoten gesucht werden. Gefundene Knoten werden im Baum markiert. Beim ersten Aufruf dieser Seite ist standardmäßig der Wurzelknoten markiert. Im rechten Bereich werden die Eigenschaften dieses Knotens angezeigt. Um den ersten Knoten anzulegen, muss der Wurzelknoten markiert sein.
3Tragen Sie hier den Namen des Knotens ein. Dieser Name wird in Statistiken, auf der Startseite und im Baum auf der linken Seite angezeigt.

Struktur – Unterknoten anlegen

#Beschreibung
1Markieren Sie den Knoten, für den Sie einen Unterknoten erstellen möchten. Im rechten Bereich erscheint der Link "neue Kostenstelle".
2Tragen Sie hier den Namen des Knotens ein. Dieser Name wird in Statistiken, auf der Startseite und im Baum auf der linken Seite angezeigt.
3Durch das Speichern, werden alle von Ihnen angegebenen Daten übernommen.

Budgets

Standard Budgetplanung

#Beschreibung
1Aktivieren Sie für die aktuelle Kostenstelle die Budgetierung.
2Wählen Sie das Budgetintervall auf das sich das Budget bezieht.
Optionen: monatlich, quartalsweise und jährlich
3Geben Sie den Budgetbetrag für das Budgetintervall an.
4Sollten Sie erweiterte Einstellungen für die Budgetplanung benötigen, wählen Sie die erweiterte Budgetplanung.
5Speichern Sie Ihre Änderungen an den Budgeteinstellungen.

Erweiterte Budgetplanung

#Beschreibung
1Stellen Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie neue Budgets anlegen möchten. Beachten Sie, dass die Einstellungen, die Sie beim Zeitraum vornehmen zum Intervall passen müssen. z. B. können Sie keine Jahresbudgets vergeben, wenn der Zeitraum nicht das vielfache eines Jahres darstellt.
2Hier können Sie einen Budgetplan für untergeordnete Knoten des aktuell markierten Knoten erstellen. Dieser Link wird nur bei Knoten angezeigt, die weitere Unterknoten haben! Der Budgetplan ist nur eine Hilfe beim anlegen von Budgets! Der Budgetplan selbst wird nicht gespeichert.
3Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Budgets von untergeordneten Knoten auf einmal zu entfernen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Zeitraum aus, in dem Budgets gelöscht werden sollen. Anschließend markieren Sie die Knoten, deren Budgets gelöscht werden sollen.
4Hier können Sie weitere abweichende Budgetzeiträume hinterlegen, in denen die Kostenstelle z.B. nicht budgetiert ist.
5Hier können Sie weitere Budgets anlegen.


Benutzer anlegen

#Beschreibung
1Tragen Sie hier Nach- und Vorname des Benutzers ein.
2Tragen Sie die E-Mail Adresse des Benutzers ein. An diese E-Mail Adresse werden vom ordermanager Informationen zu aktuellen Aufträgen verschickt.
3Definieren Sie einen eindeutigen Benutzernamen. Dieser wird beim Anmelden im ordermanger verwendet. Geben Sie ein Passwort an, das den Sicherheitsregeln genügt (Benutzername darf nicht im Passwort enthalten sein!). Über den Link "Passwort vorschlagen" wird ein ordermanager-konformes Passwort generiert, das Sie per Copy&Paste in das Passwort-Feld übernehmen können. Den Benutzernamen können Sie nachträglich abändern.
4

In diesem Menü können Sie eine Rolle für den Benutzer auswählen. Dies bedeutet, dass ein Benutzer standardmäßig dieser Benutzerrolle zugeordnet wird, sobald ihm eine Kostenstelle zugewiesen wird.
Weitere Informationen zu den Benutzerrollen.

5Geben Sie hier die Benutzergruppen an, zu denen der Benutzer gehört. Mittels den Benutzergruppen können Sie dem Benutzer globale Berechtigungen erteilen.
Diese Angabe ist Optional.
Weitere Informationen zu Benutzergruppen
6

Hier können Sie festlegen auf welche Kostenstellen mit welcher Benutzerrolle der Benutzer Zugriff auf die Organisation erhält.
Der Zugriff kann auch direkt in der Organisation gesteuert werden.
Weitere Informationen zur Kostenstellen Zuordnung

Adressen

#Beschreibung
1Pro Knoten können beliebig viele Lieferadressen angelegt werden. Das Menü zum anlegen, entspricht dem Menü der Anlage von Rechnungsadressen.
2Alle Lieferadressen des aktuellen und aller untergeordneten Knoten werden in eine Exceltabelle exportiert.
3Legen Sie im Auswahlfeld fest, welche Rechnungsadresse für den aktuellen Knoten gültig sein soll. Markieren Sie diese Rechnungsadresse. Es kann immer nur eine Rechnungsadresse pro Knoten gewählt werden!


Nachrichten

#Beschreibung
1Hier können Sie definieren, welcher Benutzer des aktuell markierten Knotens bei welchem Ereignis eine E-Mail erhalten soll. Um Nachrichten festzulegen, wählen Sie erst den Benutzer und anschließend markieren Sie die Ereignisse, bei denen der Benutzer informiert werden soll.
2

Bestehende Benachrichtigung bearbeiten.

3Benachrichtigung löschen
4Anzeige von Benachrichtigungen die an Kostenstellen unterhalb der aktuellen Kostenstelle definiert sind. Dies ist eine einfache Möglichkeit um herauszufinden welche Benachrichtigungen im System hinterlegt sind.


Neue Rechnungsadresse anlegen

Nachdem die Ebenen definiert sind, legen Sie im Menüpunkt Verwaltung | Kunden | Rechnungsadressen die erforderliche Rechnungsadresse an. Die Adresse, die Sie in den Stammdaten hinterlegen, wird automatisch als erste Rechnungsadresse angelegt.

#Beschreibung
1Tragen Sie hier die Firmenbezeichnung ein
2Markieren Sie, um welchen Anschriftentyp (Anschrift / Postfach) es sich handelt und füllen Sie die entsprechenden Felder aus.
3Für jede Rechnungsadresse kann eine, von den Stammdaten abweichende, Kundennummer angegeben werden.


Einstellungen

#Beschreibung
1

Automatische Freigabe:
Ist der Haken nicht gesetzt, muss jede Bestellung, unabhängig von den Benutzerrechten des Bestellers, vom Kundenbenutzer mit dem Recht "Bestellung freigeben" manuell freigegeben werden. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert (empfohlen).

2

Automatisches Abschließen von Bestellungen nach der letzten Rechnung:
Ist diese Funktion aktiviert, werden Bestellungen nach der letzten Rechnung automatisch abgeschlossen. Andernfalls muss jede Bestellung manuell abgeschlossen werden.

3Kunde darf Mindestbestellmengen ignorieren:
Wenn Mindestbestellmengen hinterlegt sind, darf der Kunde nur die kleinste erlaubte Menge bestellen, wenn diese Funktion nicht gesetzt ist. z.B. Mindestbestellmenge = 5 Flaschen dann darf der Kunde nur 5 Flaschen oder mehr Flaschen bestellen.
4"0"-Menge in Bestellvorlagen erlauben:
Ist der Haken gesetzt, so sind Bestellvorlagen mit "0"-Mengen erlaubt. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.
5

Kunde darf Lieferdatum-Typ setzten:
Wenn Sie diesen Haken nicht setzen, dann verhindern Sie, dass der Kundenbenutzer das Dropdown mit dem Lieferdatum-Typ zur Verfügung bekommt. In dem Dropdown werden die definierten Lieferdatumtypen zur Auswahl angeboten. 

Lieferdatum-Typen:
Die Standard Lieferdatum-Typen sind "Lieferung bis", "Fixtermin", "Abholung am". Sie können diese Typen bearbeiten, löschen und eigene Typen definieren (z.B. für Touren, also Tour A, Tour B).

Um neue Typen anzulegen, klicken Sie auf "Neu" und geben einen Namen an. Ein Lieferdatum-Typ muss auf "Standard" gestellt sein.
Der "Standard"–Typ wird beim Kunden automatisch vorgeblendet.

6

Bestellhinweise:
Hier kann ein beliebiger Text hinterlegt werden (z.B. Mindestmengenzuschlag). Dieser Text wird den Kunden im letzten Schritt des Bestellprozesses angezeigt.


Sortimente

Beim Anlegen eines Kunden wird automatisch ein Sortiment "alle Produkte" angelegt. Dieses Sortiment enthält immer alle Produkte, die im ordermanager für diesen Kunden hinterlegt sind. Das hat den Vorteil, dass bei einem Abgleich des Sortiments aus einem externen System keine Aktualisierung im ordermanager notwendig ist. Details zu den Sortimenten entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch oder der Online-Hilfe.

#Beschreibung
1Klicken Sie auf den Button "Neues Sortiment", um ein neues Sortiment anzulegen
2Hier wird der Name der jeweiligen Sortimente angezeigt.
3Das Sortiment wird ins Excel-Format exportiert.


Startseite

Hier erfolgt nur noch die Zuordnung der Startseite zum jeweiligen Kunden.

Alle anderen Einstellungen, wie Infotexte hinterlegen oder Widgets einrichten, erfolgen über die Startseite selbst.

So richten Sie die Startseite ein


#Beschreibung
1Auswahl der Startseite die dem Kunden zugeordnet werden soll.
2

Alle Änderungen müssen gespeichert werden.

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